Cara Membuat Pembukuan Online Shop dan Reseller yang Rapi
Pesanan ramai, notifikasi marketplace berbunyi terus, tetapi saat akhir bulan Anda tidak yakin: uang sebenarnya tinggal berapa? Ini keluhan yang sangat umum di kalangan pemilik online shop dan reseller. Penyebabnya biasanya sama: pembukuan online shop belum rapi, karena penjualan tersebar di banyak kanal sementara biaya, retur, dan pencairan dana belum dicatat dengan baik.
Berikut langkah-langkah praktis untuk membangun pembukuan online shop yang rapi, bahkan bila Anda baru memulai.
1. Kumpulkan Penjualan dari Semua Kanal dalam Satu Rekap
Penjualan bisa datang dari marketplace, media sosial, WhatsApp, atau website sendiri. Jika tiap kanal dicatat dengan format berbeda, rekap bulanan akan memakan waktu dan rawan salah. Satukan semuanya dalam satu format yang sama.
- Catat tanggal, nomor pesanan, nama produk, jumlah, dan harga jual.
- Catat juga diskon, ongkos kirim yang Anda tanggung, dan biaya platform per pesanan.
- Tandai kanal asal tiap pesanan agar Anda bisa membandingkan kinerja antarkanal.
2. Pahami Beda Nilai Pesanan, Dana Cair, dan Laba
Tiga angka ini sering tertukar, padahal artinya berbeda. Nilai pesanan yang terlihat besar belum tentu sama dengan uang yang masuk, apalagi dengan laba.
| Istilah | Artinya | Contoh (fiktif) |
|---|---|---|
| Nilai pesanan | Total harga yang dibayar pembeli | Rp1.000.000 |
| Dana cair | Uang yang masuk setelah potongan biaya platform dan promo | Rp880.000 |
| Harga pokok (HPP) | Modal barang yang terjual | Rp600.000 |
| Sisa sebelum biaya lain | Dana cair dikurangi HPP | Rp280.000 |
Dari sisa itulah Anda masih harus membayar biaya lain seperti kemasan, iklan, gaji admin, dan sewa. Karena itu, mengukur kinerja hanya dari nilai pesanan bisa menyesatkan.
3. Catat Stok dan Harga Pokok Penjualan
Bagi reseller, harga pokok adalah harga beli dari pemasok ditambah biaya yang melekat saat barang masuk, seperti ongkos kirim dari pemasok. Bagi yang memakai sistem dropship, harga pokok biasanya muncul setiap kali pesanan diteruskan ke pemasok.
- Catat setiap pembelian barang: tanggal, pemasok, jumlah, dan harga.
- Kurangi stok setiap ada penjualan di semua kanal, bukan hanya di satu kanal.
- Hitung stok fisik minimal sebulan sekali dan bandingkan dengan catatan.
Stok yang tidak sinkron antarkanal adalah penyebab umum pesanan dibatalkan dan angka laba yang tidak akurat.
4. Catat Retur, Pembatalan, dan Selisih
Retur dan pesanan batal mengurangi penjualan Anda, jadi harus ikut tercatat. Catat tanggal, alasan, dan nilai pengembaliannya. Perhatikan pula biaya yang tetap Anda tanggung meski barang kembali, seperti ongkos kirim.
Dengan pencatatan ini, Anda bisa melihat produk mana yang sering diretur dan memperbaiki deskripsi atau kualitasnya.
5. Cocokkan Dana Cair dengan Mutasi Bank
Marketplace biasanya mencairkan dana dalam satu transfer untuk beberapa pesanan sekaligus. Akibatnya, nilai yang masuk ke rekening tidak sama dengan nilai satu pesanan. Cocokkan laporan pencairan dari platform dengan mutasi bank agar tidak ada dana yang terlewat.
- Cocokkan total pencairan per periode dengan jumlah yang masuk di rekening.
- Catat penyebab selisih yang wajar, seperti biaya platform dan penyesuaian retur.
- Selidiki selisih yang tidak bisa dijelaskan sebelum menumpuk.
Laporan yang Perlu Dilihat Setiap Bulan
- Laba rugi per kanal: kanal mana yang benar-benar menguntungkan setelah biaya platform dan promo.
- Margin per produk: produk mana yang paling menyumbang laba, dan mana yang hanya ramai tetapi tipis keuntungannya.
- Arus kas: apakah dana cukup untuk membeli stok berikutnya dan membayar biaya rutin.
Kapan Pembukuan Online Shop Perlu Dibantu Tim Profesional?
Semakin banyak kanal dan produk, semakin berat pekerjaan rekap. Pertimbangkan bantuan profesional bila:
- merekap penjualan dari beberapa marketplace memakan waktu berhari-hari,
- ada selisih pencairan atau stok yang sulit dijelaskan,
- Anda belum tahu produk atau kanal mana yang paling menguntungkan, atau
- pelaporan pajak sering mepet karena data belum siap.
Katabix membantu online shop dan reseller merapikan pembukuan: Anda cukup upload nota, mutasi bank, dan data transaksi, lalu tim akuntan dan pajak kami yang memproses dan memverifikasinya. Pelajari layanan pembukuan untuk online shop dan reseller atau lihat paket dan harga kami.
